Planowanie jako klucz do sukcesu.

Biorąc pod uwagę wszelkie wyzwania, z którymi mierzymy się w dzisiejszych czasach, musimy zdać sobie sprawę, że kluczowe dla powodzenia naszych działań jest ich odpowiednie planowanie — to nie zmieniło się pomimo pandemii czy wyzwań, jakie stawia przed nami rzeczywistość. Brzmi niezwykle prosto, a jednak odpowiednie zarządzanie działaniami w czasie stanowi swego rodzaju game-changer, dzięki któremu możemy stale zwiększać swoją efektywność — co z kolei przyczynia się do sukcesu zespołu, a także wspiera proaktywny rozwój na polu zawodowym.

Obserwując ogromną ilość publikacji, a także kolejne pozycje literatury dotyczące planowania, organizacji czasu czy zarządzania zasobami, wiele osób może odczuwać znużenie lub przytłoczenie ilością informacji w tym temacie. W naszych głowach pojawiają się pytania i wątpliwości dotyczące zarządzania sobą w czasie, wyboru najwłaściwszej metody czy też narzędzi. Jak więc zacząć odpowiednio planować używając podstawowego narzędzia do zarządzania sobą w czasie?

Przede wszystkim musimy zdać sobie sprawę, że nie ma jednej właściwej odpowiedzi. Model planowania działań uzależniony jest od indywidualnych preferencji, a także potrzeb jednostki. Sposób, który sprawdził się w przypadku danej osoby, niekoniecznie sprawdzi się u innej, dlatego istotne jest, aby metodą prób i błędów testować różne rozwiązania, do momentu aż trafimy na właściwe — to dopasowane do nas i naturalnie wspierające nasze codzienne działania.

Uświadomienie sobie, że “kto pyta, nie błądzi”, poprowadzi nas płynnie do pierwszego i kluczowego etapu weryfikacji swoich dotychczasowych nawyków związanych z planowaniem swojego czasu. W pierwszej kolejności musimy przyjrzeć się swojej codzienności w szerszej perspektywie — jak wygląda, czy jest uporządkowana, chaotyczna, wymagająca zmian. Obserwować siebie i swoje nawyki oraz reakcje. Następnie, pomocne mogą okazać się pytania:

• Czy wyznaczam priorytety? W jaki sposób?
• Co motywuje mnie do działania, a co sprawia, że tracę zapał?
• Czy łatwo i często się rozpraszam?
• Czy potrafię bez problemu przechodzić z jednej czynności do drugiej?
• Czy więcej energii mam w godzinach porannych czy popołudniowych?
• Czy mam poczucie bycia w ciągłym biegu?
• Czy wolę pracować w samotności czy wśród ludzi?
• Co zajmuje mi najwięcej czasu?
• Czy często zmieniam plany? Jeżeli tak, dlaczego?
• Czy często czuję, że zadań jest zbyt wiele?
• Czy często przesuwam działania tylko dlatego, że mam taką możliwość?

Odpowiedzi na powyższe pytania, a także ich pogłębienie i codzienna analiza, pozwolą krok po kroku dotrzeć do informacji, dlaczego i w jaki sposób możemy wzmocnić nasze zarządzanie działaniami w czasie. Weryfikacja modelu pracy to proces ciągły — ponieważ to, w jaki sposób skutecznie zarządzamy sobą w czasie obecnie, niekoniecznie będzie najlepszym wyborem za kilka lat, kiedy być może, wraz z naszym rozwojem, poczujemy potrzebę zmiany sposobu zarządzania działaniami.

Zarówno do elementów, które funkcjonują dobrze, jak również tych, które wymagają wzmocnienia, warto zadać pytanie “dlaczego?”. To jedno z moich ulubionych pytań. Podważanie czy próby zrozumienia sensu niektórych metod, procesów lub rozwiązań pozwoli znaleźć odpowiedź na pytanie, dlaczego coś działa dobrze lub z jakiego powodu mogłoby działać jeszcze lepiej i jak tego dokonać. Obserwacja istniejących już procesów i otwartość na zmiany pozwoli nam stale je wzmacniać.

Planowanie warto zacząć od umiejscowienia w czasie każdego działania, które musimy wykonać, a także prognozy czasu potrzebnego na jego realizację. Dlaczego ważne jest, aby zapisywać planowane działania? Utrzymując zadania wyłącznie w swojej świadomości, pozbawiamy się możliwości skutecznego zarządzania działaniami w czasie, nie mamy możliwości skutecznie włączyć innych osób w nasze aktywności, a dodatkowo obciążamy swój umysł niekończącą się listą zadań. To tak, jak z robieniem zakupów bez listy — może się udać, ale prawdopodobieństwo tego, że kupimy wiele niepotrzebnych produktów, albo nie kupimy tych najbardziej istotnych, jest bardzo wysokie.

Często niedocenianym, a jednak z perspektywy skutecznego działania kluczowym narzędziem jest kalendarz. Zasoby finansowe planujemy w ramach budżetu, aby, odpowiednio alokowane, przyczyniły się do rozwoju naszego biznesu. Z drugiej strony, zasoby czasowe również musimy zaplanować, aby zagwarantować ich efektywne i skuteczne wykorzystanie. Budowanie swojego planu tygodnia czy miesiąca zacznij od umiejscowienia w nim kluczowych wydarzeń, które odbywają się cyklicznie — przykładowo mogą to być statusy zespołu, codzienna prasówka czy treningi, które odbywają się w określonych godzinach. Stałe elementy to fundamenty Twojego planu działań w danym tygodniu czy miesiącu. Warto zaplanować również przerwy, takie jak lunch, ponieważ również odbywają się cyklicznie i są nieodzownym elementem każdego dnia. To nie tylko moment na zjedzenie posiłku, ale także chwila na zresetowanie swojej głowy czy integrację z zespołem w biurowej kuchni.

Praca z kalendarzem może wydawać się bardzo podstawową czynnością, jednak warto pamiętać, aby używać go zarówno w przypadku planowania spotkań, jak również do umiejscowienia w czasie codziennych aktywności, takich jak praca w skupieniu, opracowanie strategii, przygotowanie prezentacji czy zrobienie reaserch’u. Zadania, które wykonujemy we własnym zakresie — szczególnie jeżeli wymagają poświęcenia większej ilości czasu — również wymagają zaplanowania.

Działania krótkie, które możemy wykonać w ciągu maksymalnie 2–4 minut, warto podjąć od razu, ponieważ zaplanowanie ich wykonania w znacznej ilości przypadków wymaga więcej czasu, niż ich natychmiastowa realizacja. W przypadku szybkiej reakcji, dajemy sobie możliwość sprawnego przesunięcia danego tematu do przodu.

Jeżeli Twoim wyzwaniem jest z kolei duża liczba działań ad-hoc — ponieważ jest to naturalny element Twojej pracy lub prowadzonych przez Ciebie działań — warto zaplanować w swoim kalendarzu 2-godzinny slot, który będzie pojawiał się codziennie, a w trakcie którego wykonasz wszystkie zadania, które pojawiły się w tak zwanym międzyczasie. Kluczowym elementem odróżniającym te działania od pozostałych jest swoboda ich wykonania — zależy ona tylko i wyłącznie od Ciebie, nie wymaga zaangażowania innych osób z Twojego zespołu. Jeżeli, (czego bardzo Wam życzę), zdarzają się sytuacje, w których 2-godzinny slot wydaje się zbyt duży na ilość działań spontanicznych danego dnia, z powodzeniem możecie wykorzystać ten czas na innego rodzaju aktywności. Przestrzeń na działania ad-hoc to element, który sprawdza się podczas planowania codziennych działań i pomaga umiejscowić w czasie to, co do tej pory wykonywaliśmy pomiędzy większymi zadaniami czy spotkaniami.

Nie zapomnijcie również o planowaniu pozostałych czynności, nie tylko związanych ze swoim życiem zawodowym — ponieważ to pozwala utrzymać porządek w naszej codziennej rutynie, a także umożliwia płynne przechodzenie pomiędzy poszczególnymi czynnościami.

• Zacznij od codziennej obserwacji swoich nawyków.
• Do planowania użyj prostego i ogólnodostępnego narzędzia, jakim jest kalendarz.
• Planuj fundamenty swojego tygodnia, takie jak stałe, cykliczne spotkania czy czynności.
• Jeżeli jakieś rozwiązanie nie działa u Ciebie, wypróbuj inne.
• Codziennie zaplanuj 2-godzinny slot na czynności “ad-hockowe”.
• Czynności wymagające 2–4 minut wykonuj od razu.

Mam nadzieję, że te wskazówki okażą się pomocne i pomogą Ci rozwinąć umiejętności, które pozwolą Ci osiągnąć sukces!