La experiencia positiva de los empleados comienza con una incorporación agradable

La experiencia positiva de los empleados comienza con una incorporación agradable

Al introducir cambios en varios procedimientos de recursos humanos, es muy importante recopilar y analizar información.

Este artículo no será una repetición de los conceptos básicos que ya conoces. ¡Es, mejor dicho, una compilación de mejores prácticas que nuestros empleados han percibido de forma muy positiva!

Empezando por el principio: ¿dónde estamos ahora y dónde queremos estar?

Nuestros planes para mejorar el proceso de incorporación del talento no deben basarse en nuestra intuición o en nuestras preferencias personales. Al trabajar en el departamento de RRHH, podemos percibir ciertos aspectos relacionados con el funcionamiento de la empresa de una forma completamente diferente a la de nuestros compañeros de otros departamentos y, aún más, a la de los nuevos empleados que llegan a la empresa. ¡Y no hay nada malo en ello!

Para tener una perspectiva más amplia, nuestros empleados actuales pueden apoyarnos y nuestros colegas que acaban de terminar su período de prueba pueden proveer mucha información. Algunos aún recuerdan su primer día en la organización y aquellos aspectos que les gustaron y los que no. Pregúntales con quién tuvieron la oportunidad de reunirse y qué influyó en su bienestar. Si tuvieran que presentar tu empresa a una nueva persona, ¿qué les gustaría implementar? Si tuvieran que pasar por el proceso de incorporación una vez más, ¿a quién les gustaría conocer? ¿Con quién hablar? ¿Qué más saber? ¿Qué es lo que aún desconocen a pesar de que llevan algún tiempo trabajando en la empresa?

Ahora que tienes los datos, saca las conclusiones apropiadas.

¿Tus trabajadores querían conocer a tu equipo el primer día de trabajo? Para el futuro, organiza el “primer almuerzo”. Esto es una buena idea porque simplemente sentarse en un lugar con nuevos colegas todos los días no necesariamente brindará la oportunidad de conocerse mejor. Si los miembros del equipo no reciben un aviso para dar la bienvenida a una nueva persona, es posible que programen reuniones para todo el día y no tengan tiempo para su nuevo colega. Esto puede ser realmente desagradable para una persona que un día antes estaba muy feliz de unirse a la empresa y conocer gente nueva.

¿No recordaban bien qué y a quién debían informar? Prepara las herramientas adecuadas para mostrar la estructura de la empresa. Marca en el mapa a las personas con las que cooperarán a diario, así como sus tareas y habilidades más importantes. Un nuevo empleado con el conocimiento adecuado del equipo podrá trabajar más rápido en los primeros meses de incorporación.

¿Querían saber qué hacen otros departamentos y cómo afectan su trabajo diario? Prepara un folleto de información e invita a los gerentes a la primera reunión de incorporación. Podrían presentar su departamento y proyectos brevemente. Por lo tanto, los nuevos empleados recordarán rápidamente a las personas clave de la empresa y también comprenderán su función en toda la organización.

Antes del primer día en su nuevo trabajo, ¿tus empleados experimentaron estrés? Algunas personas también pueden sentirse así. ¡Invítalos a la oficina de una manera agradable, déjalos emocionarse con este cambio!

¿Qué conclusiones hemos sacado y cómo mejoramos el proceso de incorporación?

1. Creamos un Libro de Bienvenida completo que contiene:

• la historia de la empresa y todos los antecedentes del negocio
• estructura de la empresa junto con fotografías de los empleados,
• introducción a la cultura de nuestra empresa: valores, procedimientos, rutinas y beneficios constantes,
• información básica para extranjeros que vinieron a nuestro país a trabajar en nuestra oficina (estamos en Varsovia, Polonia).

2. Definimos cuidadosamente las tareas de todos los involucrados en el proceso de incorporación, gracias a lo cual cada persona está bien preparada para su rol.

3. Desarrollamos una secuencia lógica y una lista de verificación para el proceso de incorporación:

• preparación formal y administrativa antes del primer día: creación de cuentas de correo electrónico, preparación de todos los documentos y equipos, instalación de los programas más importantes, preparación de un bonito kit de bienvenida con gadgets de la empresa,

• envío de una colorida invitación online para el primer día del proceso de incorporación.

• programación en el calendario con todos los colaboradores más importantes para la nueva persona, en particular su líder directo y el buddy. Así, definitivamente tendrán tiempo para su nuevo compañero de trabajo.
• “primer almuerzo” con un reclutador y el buddy. ¡Necesitan conocerse y relajarse en un día tan intenso!
• reunión de orientación — introducción por parte del departamento de RRHH para mostrar todos los sistemas internos, presentar el Libro de Bienvenida, nuestra oficina y otros equipos (no somos una gran organización y nos lo podemos permitir), introducción a la cultura de la empresa y reglas operativas diarias.
• el primer día de la incorporación, presentamos al nuevo empleado a todo el equipo a través de nuestra intranet. Publicamos una breve nota “sobre mí” elaborada por el nuevo colega, gracias a la cual nuestros empleados tienen temas de conversación desde el principio :)

4. Para las actividades permanentes dirigidas a la comunicación interna en la empresa, hemos introducido las llamadas “Segundo viernes del mes”, en las que, además de reunirnos en la cocina de la oficina y discutir los resultados de nuestras actividades en el último mes, tanto los empleados nuevos como los actuales tienen la oportunidad de integrarse durante una parte informal de este evento.

5. Seguimos recopilando datos. Al incorporar a algunas personas el mismo día, después de un mes podemos realizar encuestas anónimas que nos permiten hacer coincidir el proceso de incorporación con los nuevos empleados, así como implementar ajustes cuando sea necesario.

Aquí hay algunas sugerencias y comentarios auténticos de nuestros empleados:

“Como el segundo viernes del mes tuvo lugar 2 días después de nuestra incorporación, tuvimos la oportunidad de hablar con colegas de otros departamentos. Si no fuera por eso, me llevaría mucho más tiempo conocer a todas las personas.”

“Realmente aprecio las cosas pequeñas como la pizza para el almuerzo, comer juntos, el desayuno del viernes. Estas son las cosas que son de gran apoyo.”

“Creo que sería útil conocer gente de otros departamentos y comprender sus tareas, trabajos y proyectos.”

La incorporación no se trata solo del primer día de trabajo. Para cada persona terminará tarde o temprano, pero la integración del nuevo empleado en la cultura de la empresa y sus propias responsabilidades es un proceso, no una sola acción. Por eso, es muy importante planificarlo de antemano. No nos gustaría que un nuevo empleado se perdiera en nuestra empresa, que se aburriera por falta de tareas o que no tuviera la oportunidad de conocer a los miembros del equipo y los proyectos que actualmente están ejecutando.

Vale la pena señalar que un proceso de incorporación realizado correctamente es una ventaja no solo para el empleado, sino también para la empresa. Las primeras semanas de trabajo determinan si el nuevo empleado tendrá éxito en la organización y esto tendrá un impacto significativo en su eficacia. La incorporación eficiente significa una implementación rápida, una mejor experiencia de los empleados y mejores resultados logrados mucho más rápido que sin la incorporación; esto se traduce en efectos medibles para el empleador.

Se trata, por tanto, de una inversión (porque todo el proceso requiere tiempo y energía de muchas unidades), que se recupera muy rápido, principalmente al reducir la rotación y aumentar la eficiencia del empleado. Además, aumenta la satisfacción del empleado e influye en las opiniones sobre la empresa expresadas por los empleados fuera del trabajo.

Vale la pena monitorear las impresiones de los nuevos colegas: tienen una nueva perspectiva de la organización, son una gran fuente de nuevas soluciones y ciertamente estarán agradecidos por hacer que su opinión cuente desde el principio.