La planificación es la clave del éxito.

Teniendo en cuenta todos los desafíos que enfrentamos hoy, debemos tomar en cuenta que una planificación adecuada es la clave del éxito de nuestras actividades y esto no ha cambiado a pesar de la pandemia o los desafíos planteados por la realidad. Suena fácil, pero la gestión adecuada de las actividades a lo largo del tiempo impacta profundamente nuestros resultados. Gracias a ella, podemos aumentar constantemente nuestra eficiencia, contribuyendo al éxito del equipo y apoyando el desarrollo proactivo en el campo profesional.

Entonces, ¿cómo comenzamos a planificar adecuadamente? En primer lugar, debemos darnos cuenta de que no hay una respuesta correcta. El modelo de planificación de actividades depende de las preferencias individuales y de las necesidades de cada uno de nosotros. Un método que funcionó para una persona no necesariamente funcionará para otra, por lo que probar diferentes soluciones por ensayo y error es esencial. Esto nos ayudará a encontrar el método adecuado, que debe adaptarse a nosotros y, naturalmente, apoyar nuestras actividades diarias.

Ahora compartiré algunos consejos de planificación que he implementado y que considero que son los más esenciales para todos. Puedes intentar hacer todos o algunos y luego hacerme saber cómo va.

Cuestiona

Darnos cuenta de que las personas que preguntan encuentran las respuestas correctas nos llevará sin problemas a la primera etapa clave de la verificación de nuestros hábitos actuales de planificación del tiempo. En primer lugar, tenemos que mirar nuestra rutina diaria desde la perspectiva del conjunto: cómo se ve, si está bien organizada, es caótica o necesita cambios. Obsérvate a ti mismo y a tus hábitos y reacciones. Luego, hacerte preguntas puede ayudar:

• ¿Establezco prioridades? En caso afirmativo, ¿cómo?

• ¿Qué me motiva a actuar y qué me hace perder el entusiasmo?

• ¿Me distraigo fácil y a menudo?

• ¿Puedo cambiar de una actividad a la siguiente sin ningún problema?

• ¿Tengo más energía por la mañana o por la tarde?

• ¿Tengo la sensación de estar ocupado?

• ¿Prefiero trabajar solo o con personas?

• ¿Qué ocupa la mayor parte de mi tiempo?

• ¿Cambio mis planes a menudo? En caso afirmativo, ¿por qué?

• ¿A menudo siento que hay demasiadas tareas?

• ¿Suelo posponer actividades solo porque tengo la oportunidad?

Analiza

Las respuestas a las preguntas anteriores y su análisis profundo y diario nos permitirán encontrar información sobre por qué y cómo fortalecer nuestra gestión del tiempo. La verificación del modelo de trabajo es un proceso continuo: la forma como gestionamos eficazmente el tiempo ahora no será necesariamente la mejor opción en unos años, cuando (quizás), gracias a nuestro desarrollo, también sentiremos la necesidad de cambiar nuestros métodos.

Tanto para los elementos que funcionan bien como para los que requieren refuerzo, vale la pena preguntarse “¿por qué?” . Es una de mis preguntas favoritas porque los intentos de comprender el significado de nuestros métodos, procesos o soluciones responderán por qué algo funciona bien o si podría funcionar aún mejor, lo que nos llevará a encontrar cómo hacerlo. Observar los procesos ya existentes y estar abiertos a los cambios nos permitirá fortalecerlos constantemente.

Prevé

Vale la pena considerar el tiempo para cada actividad y pronosticar lo que necesitamos para su implementación. ¿Por qué es importante? Al mantener las tareas solo en nuestra cabeza, nos privamos de la posibilidad de una gestión efectiva de las acciones a lo largo del tiempo. Así, seremos incapaces de involucrar a otras personas en nuestras actividades de manera efectiva. Además, cargamos nuestras mentes con una lista interminable de tareas. Es como ir de compras sin una lista: podemos tener éxito, pero la probabilidad de que compremos muchos productos innecesarios o no compremos los esenciales es muy alta.

Programa

El calendario es una herramienta a menudo subestimada. Desde la perspectiva de una operación efectiva, es una de las herramientas críticas porque permite una gestión efectiva del tiempo. Planificamos nuestros recursos financieros dentro del presupuesto para que, adecuadamente asignados, contribuyan al desarrollo de nuestro negocio. Por otro lado, también debemos preparar nuestros recursos para garantizar que los usamos de manera efectiva y eficiente.

Al crear tu plan semanal o mensual, empieza por programar eventos clave que se realicen cíclicamente; por ejemplo, pueden ser reuniones del equipo o sesiones de entrenamiento que ocurren en momentos específicos. Los elementos fijos son los fundamentos de tu plan de acción para una semana o mes determinado. También vale la pena planificar descansos, como el almuerzo, porque también tienen lugar cíclicamente y son un elemento indispensable de cada día.

Trabajar con un calendario puede parecer una actividad muy básica. Aún así, vale la pena recordar usarlo al planificar reuniones y definir actividades cotidianas como desarrollar una estrategia, preparar una presentación o investigar. ¡Las tareas que realizamos por nuestra cuenta también requieren planificación!

Planifica

Considera realizar inmediatamente las acciones cortas que se pueden realizar en un máximo de 2–4 minutos porque su ejecución en un gran número de casos requerirá más tiempo que su implementación inmediata. Reaccionar rápidamente nos da la oportunidad de avanzar en un tema determinado de manera eficiente.

Si tienes que realizar una gran cantidad de actividades ad hoc, porque es una parte natural de tu trabajo, es posible que desees planificar un espacio diario de 2 horas en tu calendario para realizar todas estas tareas. El elemento que distingue estas actividades de las demás es la libertad de realizarlas: dependen solo de ti y no requieren la participación de otros miembros del equipo. Si, como espero que sea tu caso, hay situaciones en las que la franja horaria de 2 horas parece demasiado grande para el número de actividades espontáneas en un día, puedes utilizar con éxito este tiempo para otras actividades. El espacio para actividades ad-hoc es un elemento que funciona bien a la hora de planificar las actividades cotidianas y ayuda a situar en el tiempo lo que hemos hecho hasta ahora entre tareas más grandes o reuniones.

Además, no te olvides de planificar otras actividades que no estén necesariamente relacionadas con tu vida profesional porque te permite mantener el orden en tu rutina diaria y hacer transiciones entre actividades sin ningún problema.

En resumen:

• Empieza por observar tus hábitos diarios.

• Para la planificación, usa una herramienta simple y ampliamente disponible: un calendario.

• Planifica los fundamentos de tu semana, como reuniones o actividades regulares y recurrentes.

• Si una solución no funciona para ti, prueba otra.

• Reserva un espacio de 2 horas diarias para actividades ad-hoc.

• Realiza tareas que requieran de 2 a 4 minutos de forma inmediata.

¡Espero que encuentres útiles estos consejos y que te ayuden a mejorar tus habilidades para prepararte para el éxito!