Przy implementowaniu zmian w różnych procedurach HR niezmiernie ważne jest zbieranie
i analiza danych. Ten artykuł nie będzie powtórzeniem teorii, którą już znasz. To raczej przedstawienie dobrych praktyk, które są bardzo pozytywnie odbierane przez naszych pracowników.
Zacznijmy od początku: gdzie jesteśmy teraz i gdzie chcemy być?
Plany dotyczące usprawnienia procesu onboardingu nie powinny opierać się na naszych przeczuciach czy preferencjach. Pracując w dziale HR, postrzegamy pewne aspekty związane z funkcjonowaniem firmy w zupełnie inny sposób niż nasi koledzy z innych działów, a tym bardziej nowi pracownicy… i to nic złego! W szerszej perspektywie może nas wesprzeć obecny zespół — nasi koledzy, którzy właśnie zakończyli okres próbny mogą mieć naprawdę wiele do powiedzenia. Niektórzy z nich pamiętają jeszcze swój pierwszy dzień w Twojej organizacji i to, co im się się podobało, a co nie. Czy możesz się dowiedzieć, z kim mieli okazję się spotkać? Co i w jaki sposób wpłynęło na ich samopoczucie? Jeśli mieliby przedstawić firmę nowej osobie, co chcieliby wdrożyć? Gdyby musieli jeszcze raz przejść przez proces onboardingu, z kim chcieliby się spotkać, z kim porozmawiać? Co jeszcze warto wiedzieć, a co nie zostało powiedziane? Czego jeszcze nie wiedzą, mimo że pracują w firmie już jakiś czas?
Dysponując tymi danymi, wyciągnij odpowiednie wnioski.
- Twoi nowi pracownicy chcieli poznać swój zespół w pierwszym dniu pracy? Na przyszłość zorganizuj “pierwszy lunch”. Sam fakt przebywania dzień w dzień w jednej przestrzeni z innymi współpracownikami niekoniecznie wpływa na lepsze poznanie się. Jeśli członkowie zespołu nie zostaną uprzedzeni o możliwości przywitania nowej osoby, może się okazać, że mają zaplanowane spotkania na cały dzień i nie znajdą czasu dla nowego kolegi czy koleżanki. To może być naprawdę nieprzyjemne dla kogoś, kto jeszcze dzień wcześniej cieszył się z dołączenia do firmy i z perspektywy poznania nowych ludzi.
- Nowi pracownicy nie do końca pamiętają, komu i co mają raportować? Przygotuj odpowiednie narzędzia i zwizualizuj strukturę firmy, na przykład w formie mapy. Zaznacz na niej osoby, z którymi będą na co dzień współpracować, a także ich najważniejsze zadania i umiejętności. Uzbrojeni w taką wiedzę o zespole, nowi pracownicy będą szybciej i efektywniej wypełniać swoje obowiązki już w pierwszych miesiącach zatrudnienia.
- Nowi pracownicy chcieliby się dowiedzieć o roli innych działów i o tym, jaki mają wpływ na ich codzienną pracę? Przygotuj ulotkę informacyjną i zaproś menedżerów na pierwsze spotkanie onboardingowe. Mogą krótko zaprezentować swój dział i projekty. W ten sposób nowe osoby szybko zapamiętają kluczowe osoby w firmie, a także zrozumieją swoją rolę w całej organizacji.
- Czy przed pierwszym dniem w nowej pracy Twoi pracownicy odczuwali stres? Zaproś ich do biura w miły sposób, niech poczują ekscytację tą zmianą!
Jakie wnioski wyciągnęliśmy i jak usprawniliśmy nasz proces onboardingu?
Stworzyliśmy obszerną Księgę Powitalną zawierającą:
- historię firmy i całe tło jej działalności,
- strukturę firmy wraz ze zdjęciami pracowników,
- wprowadzenie do kultury naszej firmy: wartości, procedury, stałe aktywności i benefity,
- podstawowe informacje dla obcokrajowców, którzy przyjechali do naszego kraju, aby pracować w naszym biurze (nasza siedziba mieści się w Warszawie, w Polsce).
- Starannie zdefiniowaliśmy zadania dla wszystkich osób zaangażowanych w proces onboardingu, dzięki czemu każda osoba jest dobrze przygotowana do swojej roli.
Kim jest buddy?
Buddy to kolega z pracy, który służy radą i pomocą w temacie codziennych obowiązków, procedur i aktywności. To „pierwsza instancja” dla nowych pracowników w przypadku jakichkolwiek pytań czy wątpliwości.
- Procesowi onboardingu nadaliśmy logiczną sekwencję i listę kontrolną:
- przygotowanie formalne i administracyjne przed pierwszym dniem onboardingu: założenie kont e-mail, przygotowanie wszystkich dokumentów i sprzętu, instalacja najważniejszych programów, przygotowanie ładnego Welcome Box’a z gadżetami firmowymi,
- wysłanie kolorowego zaproszenia online na pierwszy dzień procesu onboardingu,
- rezerwacja w kalendarzu u wszystkich najważniejszych dla nowej osoby współpracowników, w szczególności u kierownika i buddy’ego. Dzięki temu na pewno będą mieli czas dla nowego współpracownika,
- wprowadzenie tzw. “pierwszego lunchu” z rekruterem i buddy’m. Trzeba się poznać i trochę zrelaksować w tak intensywnym dniu!
- spotkanie orientacyjne — wprowadzenie przez dział HR, pokazanie wszystkich systemów wewnętrznych, zaprezentowanie księgi powitalnej, naszego biura i innych zespołów (nie jesteśmy dużą organizacją, więc możemy sobie na to pozwolić), zapoznanie z kulturą firmy i zasadami codziennego funkcjonowania,
- przedstawienie nowego pracownika całemu zespołowi poprzez nasz intranet. Publikujemy krótką notkę “o mnie” przygotowaną przez nowego kolegę/koleżankę, dzięki czemu nasi pracownicy od samego początku mają tematy do rozmów :)
-
Do stałych działań nakierowanych na komunikację wewnętrzną w firmie wprowadziliśmy tzw. “Drugie piątki miesiąca”, kiedy to oprócz spotkania w biurowej kuchni i omówienia wyników naszych działań w ostatnim miesiącu, zarówno nowi jak i obecni pracownicy mają okazję zintegrować się podczas nieformalnej części tego wydarzenia.
-
Kontynuowaliśmy zbieranie danych. Dzięki onboardingowi kilku osób w tym samym dniu, po miesiącu mogliśmy przeprowadzić anonimowe ankiety, które pozwoliły nam dopasować proces onboardingu do nowych pracowników, a także wprowadzić korekty tam, gdzie było to konieczne. Oto kilka autentycznych sugestii i komentarzy od naszych pracowników:
“Dzięki temu, że Drugi Piątek Miesiąca odbył się dwa dni po naszym onboardingu, mieliśmy okazję porozmawiać z kolegami z innych działów. Gdyby nie to, poznanie wszystkich ludzi zajęłoby mi o wiele więcej czasu. “
“Bardzo doceniam drobne rzeczy, takie jak pizza na lunch, wspólne posiłki, piątkowe śniadania. To są małe rzeczy, które dają duże wsparcie”.
“Myślę, że przydałoby się poznać ludzi z innych działów, aby lepiej zrozumieć ich zadania, pracę i projekty”.
Onboarding to nie tylko pierwszy dzień w pracy. Ten ostatni prędzej czy później minie, a integracja nowego pracownika z kulturą firmy i własnymi obowiązkami to złożony proces, a nie pojedyncze wydarzenie. Dlatego bardzo ważne jest, aby zaplanować go z wyprzedzeniem. Nie chcielibyśmy, aby nowy pracownik „zagubił się” w naszej firmie, nudził się z powodu braku zadań lub nie miał możliwości poznania członków zespołu i projektów, które aktualnie prowadzi. Warto zaznaczyć, że prawidłowo przeprowadzony proces onboardingu to korzyść nie tylko dla pracownika, ale również dla firmy. Pierwsze tygodnie pracy decydują o tym, czy nowy pracownik odniesie sukces w organizacji i mają znaczący wpływ na jego efektywność. Sprawny onboarding to szybkie wdrożenie, większe doświadczenie pracowników i lepsze wyniki osiągane znacznie szybciej niż bez onboardingu — przekłada się na wymierne efekty dla pracodawcy. Jest to więc inwestycja (cały proces wymaga czasu i energii wielu jednostek), która bardzo szybko się zwraca, głównie poprzez zmniejszenie rotacji i zwiększenie efektywności pracownika, a dodatkowo podnosi poziom jego satysfakcji i wpływa na opinie o firmie wyrażane przez niego poza pracą.
Warto więc monitorować wrażenia nowych współpracowników — mają świeże spojrzenie na organizację, są świetnym źródłem nowych rozwiązań i na pewno będą wdzięczni za to, że ich zdanie liczy się od samego początku!
